Automatización de Ventas para más Productividad e Ingresos

Los equipos de ventas suelen dedicar demasiado tiempo a la introducción de datos, los correos electrónicos de seguimiento y la búsqueda de información en distintos sistemas. Si ese es tu equipo, no estás solo.

Un estudio de Forbes reveló que los representantes de ventas dedican el 65% de su tiempo a actividades que no generan ingresos.

La buena noticia es que la automatización de las ventas puede reducir mucho ese tiempo. McKinsey calcula que las empresas pueden automatizar un tercio de todas las tareas de ventas.

Las herramientas de automatización reducen el trabajo manual, aumentan la productividad y maximizan tus conversiones de clientes potenciales. Exploremos las formas y herramientas para recuperar las horas de productividad perdidas y aumentar tus ganancias.

Qué es la Automatización de Ventas

La automatización de ventas consiste en utilizar la tecnología para realizar tareas rutinarias y repetitivas dentro del proceso de ventas.

Aunque la automatización de ventas puede encargarse de tareas básicas como captar clientes potenciales o enviar correos electrónicos de seguimiento, también ayuda a gestionar las relaciones con los clientes. La automatización puede realizar un seguimiento de las interacciones, calificar a los clientes potenciales y guiarlos a través del embudo de ventas.

En última instancia, la automatización libera a los agentes de ventas del trabajo administrativo y les da más tiempo para construir relaciones y hacer avanzar los acuerdos.

¿Cómo se Utiliza la Automatización en las Ventas?

Los equipos de ventas utilizan la automatización de ventas en áreas clave de su flujo de trabajo. Aquí es donde suele aplicarse:

1. Gestión de Clientes Potenciales  

Imagina que un posible cliente rellena un formulario de contacto en tu sitio web. Sin la automatización, tu representante de ventas tendría que dedicar tiempo a introducir manualmente los datos del contacto en el CRM. Sin embargo, la introducción de datos a mano es propensa a retrasos y errores, lo que puede afectar a la calidad de tus datos y provocar la pérdida de oportunidades.

Con la automatización, el sistema captura y registra rápidamente los datos de los clientes potenciales en el software CRM, lo que facilita el seguimiento.

2. Prospección

Antes de la automatización, los vendedores B2B tenían que buscar y encontrar manualmente información de contacto de clientes potenciales de diversas fuentes. Imagina tener que buscar entre los datos y detalles de contacto de varios sitios web del sector, directorios empresariales y LinkedIn para encontrar lo que buscas. Después, tienes que introducir la información manualmente en tu CRM.

Con la automatización, las herramientas de prospección pueden cribar grandes cantidades de datos y generar listas de clientes potenciales. La integración con tu CRM permite la creación automática de prospectos.  La información se actualiza automáticamente con los datos de contacto, la información de la empresa y otros datos disponibles. 

3. Correos Electrónicos de Seguimiento

Sin la automatización, tu representante de ventas tendría que escribir y enviar correos electrónicos personales a cada cliente potencial. Tendría que hacerlo cada vez que hubiera una demostración, consulta o solicitud de propuesta.
Piensa en lo difícil que sería esto cuando el número de clientes potenciales es alto.

Con la automatización, puedes programar una serie de correos electrónicos en función de lo que haga un posible cliente (o cliente potencial).

Por ejemplo, si un cliente potencial no responde tras una solicitud de demostración, el sistema puede enviar un correo electrónico de seguimiento automatizado para seguir alimentando al cliente potencial. La Inteligencia Artificial (IA) puede incluso escribir seguimientos personalizados tras la conversación, adaptando el mensaje para reflejar los detalles específicos de la conversación.

Se ha descubierto que los correos electrónicos automatizados tienen un 133% más de probabilidades de ser relevantes para los ciclos de compra de los clientes.

4. Recordatorios de Tareas

Los agentes de ventas tienen que hacer malabarismos con muchas tareas en un momento dado. Entre ellas se incluyen seguimientos, demostraciones y reuniones. Los recordatorios automatizados son una automatización clave que se utiliza para notificar a los agentes de ventas las próximas tareas y acciones importantes.

Por ejemplo, puedes automatizar un recordatorio si no se realiza el seguimiento de un cliente potencial en 45 días. Estos recordatorios pueden ser notificaciones por correo electrónico, alertas en el sistema, generación de tareas o integración en el calendario.

5. Gestión del Pipeline

Actualizar manualmente el pipeline de ventas requeriría que los representantes de ventas hicieran un seguimiento de cada acuerdo y cambiaran los estados a medida que los acuerdos avanzan por las etapas. Por supuesto, esto puede dar lugar a errores e información obsoleta.

Con la automatización, el sistema actualiza el proceso en función de acciones específicas.

Por ejemplo, cuando un representante envía una propuesta, el estado del acuerdo cambia automáticamente a «Propuesta enviada». Si el cliente firma el contrato, el estado cambia a «Cerrado-Ganado» sin que el representante tenga que intervenir. De este modo, los gestores de ventas siempre disponen de datos actualizados y precisos. 

6. Gestión de Pedidos

Cuando un cliente hace un pedido, la automatización simplifica el proceso. No hay necesidad de actualizar manualmente el inventario, generar facturas o enviar confirmaciones. En su lugar, el sistema actualiza los niveles de inventario en tiempo real, crea facturas al instante y envía confirmaciones de pedido sin demora.

Al automatizar estos pasos, las empresas pueden agilizar el proceso de cumplimiento de pedidos. Esto acelera las entregas y proporciona a los clientes una experiencia fluida y sin complicaciones desde la compra hasta la entrega.

Ventajas de Utilizar la Automatización de Ventas en las Empresas

Éstas son las principales ventajas de utilizar la automatización en tu proceso de ventas: 

1. Reduce el trabajo manual

La automatización reduce significativamente el trabajo manual y la presión administrativa de los agentes de ventas. De hecho, los profesionales de ventas estiman que automatizar la entrada de datos, la toma de notas y las tareas de programación les ahorra dos horas y 15 minutos cada día.

En lugar de registrar manualmente los detalles de las llamadas o actualizar los registros del CRM, la automatización captura los datos importantes de inmediato. Esto incluye las fechas de las llamadas, los resultados y las acciones de seguimiento después de cada interacción.

Con la automatización, tus representantes de ventas pueden recuperar las horas perdidas. Tendrán más tiempo para el compromiso directo con el cliente y las actividades generadoras de ingresos.

2. Ayuda a centrarse en los clientes potenciales adecuados

Los sistemas modernos no se limitan a etiquetar los clientes potenciales como «calientes» o «fríos». En su lugar, evalúan una serie de factores, como la frecuencia con la que un cliente potencial interactúa con tu contenido, lo que le interesa y su comportamiento general.

De este modo, el sistema cualifica a los clientes potenciales de forma continua y automática en tiempo real. Ayuda a tu equipo a centrarse en los clientes potenciales que tienen más probabilidades de convertirse.

3. Ayuda a tomar mejores decisiones

La automatización ayuda a garantizar que los datos sean precisos y coherentes, y disponer de información fiable ayuda a los dirigentes a tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, los sistemas de gestión de clientes potenciales mantienen los datos actualizados, eliminando duplicados y errores, para que tengas una visión clara de las oportunidades en el canal de ventas. Así puedes priorizar mejor los clientes potenciales, asignar recursos y ajustar las estrategias de ventas en consecuencia.

Otra forma en que la automatización mejora la toma de decisiones es mediante herramientas analíticas que automatizan la recopilación y el análisis de datos. Estas herramientas dan a los responsables de ventas un acceso rápido a información como las conversiones, el rendimiento del equipo y las métricas del ciclo de ventas. Es una forma fácil de detectar problemas y tomar decisiones rápidas. Según una encuesta en profundidad realizada a más de 1.200 empresas, ¡el 80% de las empresas informaron de aumentos de ingresos como resultado del análisis de datos en tiempo real!

4. Garantiza un seguimiento coherente

Omitir un seguimiento o tardar demasiado en hacerlo puede costarte una venta. Esto es importante porque los estudios demuestran que el 35-50% de las ventas B2B van al vendedor que responde primero.

Automatizar el seguimiento significa que puedes responder rápidamente a los clientes potenciales. Los seguimientos automatizados funcionan rastreando lo que hacen los clientes, como abrir correos electrónicos o rellenar un formulario de contacto. Cuando el sistema ve una acción específica, envía automáticamente un mensaje de seguimiento basado en las reglas que establezcas.

5. Mejora la experiencia del cliente y su fidelidad

Los sistemas de automatización, como las herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y las plataformas de automatización del marketing, analizan el comportamiento de los clientes y activan las comunicaciones.
Estos comportamientos pueden desencadenar comunicaciones, como ofertas personalizadas o seguimientos de compras abandonadas.

La automatización puede incluso marcar oportunidades de venta basadas en las compras del cliente. Por ejemplo, si un cliente pide un portátil, el sistema podría sugerirle una bolsa para portátil, un disco duro externo o una suscripción a un antivirus.

Estos tipos de automatización permiten personalizar la comunicación a gran escala.

Piensa en Amazon. Seguro que has recibido recomendaciones personalizadas basadas en artículos que has comprado o mirado en su sitio web. Con esta automatización impulsada por la IA, están mejorando la experiencia del cliente y aumentando su valor de por vida. 

6. Acorta el tiempo de incorporación de los representantes de ventas

Dependiendo de tu empresa y de la complejidad de tus productos o servicios, la incorporación de nuevos agentes de ventas puede llevar meses. Esto puede incluir formación sobre productos y servicios, conocimientos de CRM, procesos y guiones de venta, y mucho más.

Las herramientas de automatización de ventas agilizan este proceso de incorporación.

Las plataformas de incorporación automatizada utilizan la automatización para ofrecer contenidos de formación a medida y realizar un seguimiento de los progresos.

Por ejemplo, los sistemas asignan automáticamente módulos de formación interactivos y simulan escenarios de ventas. También automatizan el seguimiento del progreso y los recordatorios de notificación. Este tipo de automatización para ventas reduce el tiempo de incorporación para que los agentes puedan empezar antes.
 

El Papel del CRM en la Automatización de las Ventas

Los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) son parte integrante de la automatización de las ventas. Ofrecen potentes herramientas para gestionar y agilizar las interacciones con los clientes y. A continuación te explicamos cómo los CRM automatizan las funciones de ventas. 

Centralización Automatizada de Datos

En el núcleo de cualquier CRM está su capacidad para centralizar los datos de los clientes. Cuando se conectan a herramientas como el correo electrónico, los sistemas telefónicos y las redes sociales, los CRM pueden recopilar y almacenar información automáticamente. La recopilación automatizada de datos mantiene actualizados los perfiles de los clientes, lo que permite a los equipos de ventas ver el perfil completo y actualizado de cada posible cliente.

Gestión Automatizada de Clientes Potenciales 

Los CRM pueden asignar automáticamente clientes potenciales a los representantes de ventas más adecuados en función de factores como la región, el sector o la puntuación de los clientes potenciales. Este enfoque específico garantiza que el representante adecuado se comprometa con el cliente potencial adecuado en el momento adecuado, aumentando la probabilidad de cerrar acuerdos.

Los CRM también automatizan el cultivo de clientes potenciales gestionando el seguimiento, rastreando las interacciones y enviando recordatorios basados en criterios predefinidos. Esto garantiza una comunicación oportuna y relevante con los clientes potenciales, todo ello sin necesidad de intervención manual.

El CRM Como Eje de la Automatización

Los CRM actúan como eje central de diferentes automatizaciones de ventas.  Por ejemplo, pueden gestionar campañas de correo electrónico, realizar un seguimiento de los canales de ventas y gestionar tareas, todo en un mismo lugar. Esto ayuda a los equipos de ventas a organizar sus tareas, seguir su progreso y garantizar que sus flujos de trabajo sean eficientes y coherentes.

Plataformas CRM Populares

Las plataformas CRM más conocidas ofrecen una serie de herramientas para agilizar los procesos de ventas, automatizar tareas y ayudar a los equipos a gestionar las relaciones con los clientes de forma más eficaz. He aquí un rápido vistazo a algunas de las principales opciones disponibles:

• Salesforce: Un CRM robusto con automatización de flujos de trabajo, previsión de ventas e interacciones con los clientes.
• HubSpot: Un CRM fácil de usar que ofrece seguimiento automatizado de correos electrónicos, gestión de clientes potenciales y organización de canalizaciones.
• Zoho CRM: Un CRM asequible con automatización para la nutrición de clientes potenciales, seguimiento por correo electrónico e informes de ventas.
• Pipedrive: Un CRM centrado en las ventas que automatiza el seguimiento, el rastreo de clientes potenciales y la gestión de acuerdos para mantener el pipeline en movimiento.
• SugarCRM: Una plataforma personalizable con automatización para marketing, procesos de ventas y análisis detallados.

5 Plataformas y Herramientas Imprescindibles para la Automatización de Ventas

Hay multitud de herramientas de automatización de ventas disponibles para aportar mayor eficacia a tu proceso de ventas. Para liberar realmente su potencial, estas herramientas deben integrarse con tu sistema CRM.

Aquí tienes las principales herramientas y software de automatización de ventas, junto con algunas opciones populares de cada una:

1. Herramientas de enriquecimiento de clientes potenciales

Las herramientas de enriquecimiento de clientes potenciales recopilan la información de los clientes potenciales en una única base de datos comercial. Estas herramientas ayudan a los equipos de ventas B2B a reunir y cualificar clientes potenciales con el mínimo esfuerzo. Cuando se integran con tu CRM, rellenan automáticamente nuevos perfiles en tu sistema. Cada registro estará completo con información relevante sobre el contacto y la empresa.

Entre las herramientas populares de enriquecimiento de clientes potenciales se incluyen:

• ZoomInfo
• Clearbit
• Navegador de ventas de Linkedin

2. Herramienta de automatización del correo electrónico

Las herramientas de automatización del correo electrónico simplifican el envío de correos electrónicos rutinarios y repetitivos. Las secuencias de correos electrónicos, las campañas de goteo y los mensajes activados por el comportamiento ayudan a mantener un alcance coherente y puntual.

Las herramientas de automatización de correo electrónico más populares son:

• Mailchimp
• Hubspot
• Active Campaign

3. Chatbots de IA y soluciones de chat en directo

La inteligencia artificial y los chatbots están transformando el proceso de ventas. Los chatbots pueden responder a preguntas comunes, cualificar clientes potenciales e incluso programar reuniones sin intervención humana.

Herramientas de IA como net2phone AI pueden realizar tareas avanzadas, como el análisis de sentimientos, para que los agentes puedan calibrar cómo se sienten los clientes potenciales y ajustar su enfoque. También genera automáticamente correos electrónicos de seguimiento, resúmenes de llamadas y notas de orientación después de cada conversación.

Entre las herramientas populares de chatbot e IA se incluyen:

• net2phone AI
• Drift
• Intercom

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4. Generadores de presupuestos y propuestas 

Los generadores de propuestas automatizan la creación de propuestas y presupuestos. Cuando el representante necesita una nueva propuesta, sólo tiene que seleccionar una plantilla preaprobada e introducir algunos datos específicos. El sistema rellenará automáticamente el documento con los detalles y precios pertinentes. Cuando están integradas, estas herramientas extraen los datos directamente del CRM, incluidos los detalles del cliente, la información del producto y los precios. A continuación, generan automáticamente propuestas a medida.

Entre los generadores de prosal populares se incluyen:

• Pandadoc
• Proposify
• Qwilr

5. Plataformas de Contact Center basadas en la nube

Las soluciones de centro de contacto, como uContact de net2phone, desempeñan un papel clave en la automatización de las ventas al mejorar las interacciones con los clientes. Integran varios canales de comunicación, como el teléfono, el correo electrónico, el chat y las redes sociales, en un sistema unificado. También ofrecen multitud de funciones de automatización de ventas, entre ellas

• Los Marcadores Progresivos marcan automáticamente al siguiente cliente potencial de una lista una vez que un agente está disponible.
• Los Marcadores Predictivos utilizan algoritmos para marcar varios clientes potenciales simultáneamente, prediciendo cuándo estarán disponibles los agentes en función de los patrones de llamada. También maximiza el tiempo de conversación conectando a los agentes sólo con llamadas activas.
• El enrutamiento basado en habilidades dirige automáticamente los nuevos clientes potenciales al agente más adecuado en función de factores como la experiencia o la ubicación.
• El Registro Automático de Llamadas hace un seguimiento de cada llamada realizada y recibida, capturando información esencial en tu sistema. Ayuda a controlar el rendimiento y a realizar un seguimiento con registros exhaustivos.
• Los Análisis y Cuadros de Mando en tiempo real te ofrecen información inmediata sobre las métricas de llamadas y el rendimiento de los agentes. Estos datos ponen de relieve lo que funciona y lo que hay que ajustar, permitiéndote hacer ajustes rápidos en las estrategias.
• Las Transcripciones Automáticas de Llamadas crean automáticamente versiones escritas de las conversaciones de voz, facilitando la revisión y el análisis de las interacciones. Esto es especialmente útil para la formación, el entrenamiento y el cumplimiento.
• Los Chatbots integrados automatizan las respuestas a las consultas de ventas y pueden ayudar a cualificar clientes potenciales en cualquier momento sin intervención humana.

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Cómo Empezar a Automatizar tu Proceso de Ventas en 5 Pasos

While there are a lot of automation tools and platforms, getting started with sales automation doesn’t have to be overwhelming. Here are a few steps to kick off the journey:

1. Identifica las tareas repetitivas: Empieza por identificar qué tareas repite a menudo tu equipo de ventas, como la introducción de datos, los correos electrónicos de seguimiento, la programación de reuniones y la asignación de clientes potenciales.
2. Elige las herramientas de automatización de ventas adecuadas: Selecciona herramientas que se integren fácilmente con tu actual pila de ventas y se ajusten a las necesidades de tu equipo.
3. Integrarse con tus herramientas: Asegúrate de que las herramientas de automatización que elijas se integren sin problemas con tus sistemas existentes, ya sea CRM u otras plataformas. Esto mantendrá sincronizados los datos y las actividades de tus clientes, ayudando a tu equipo a trabajar de forma más eficaz.
4. Empieza poco a poco y escala gradualmente: No intentes automatizarlo todo a la vez. Empieza por unas pocas áreas clave que tengan un impacto inmediato. Con el tiempo podrás añadir automatizaciones más complejas.
5. Haz un seguimiento y optimiza: Después de configurar la automatización, supervisa su rendimiento. Analiza los datos para identificar qué está funcionando y dónde se necesitan ajustes. La automatización es un proceso continuo que debe evolucionar con las necesidades de tu empresa.

Reflexiones Finales: El Futuro de la Automatización de las Ventas

De cara al futuro, la IA y la tecnología harán que la automatización de las ventas sea más inteligente y eficaz. Las herramientas mejorarán aún más a la hora de acelerar los procesos, personalizar y predecir los resultados.

Pero recuerda que, aunque la automatización puede ocuparse de muchas cosas, no puede sustituir al toque humano. El mejor enfoque combinará la velocidad de la automatización con las conexiones personales que atraen a los clientes actuales y potenciales.

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Preguntas Más Frecuentes 

¿Qué es la automatización de ventas?

La automatización de ventas se refiere al uso de la tecnología para agilizar y automatizar las tareas de ventas repetitivas, como el seguimiento de clientes potenciales, los seguimientos y los informes.

¿Cuál es el objetivo principal de la automatización de ventas?

El principal objetivo de la automatización de ventas es mejorar la eficacia y la productividad del proceso de ventas, para que los equipos puedan centrarse más en vender que en tareas administrativas.

¿Cuáles son las desventajas de la automatización de ventas?

Las desventajas pueden incluir una falta de toque personal en las interacciones con los clientes, una posible dependencia excesiva de la tecnología y la necesidad de formación y mantenimiento continuos.

¿Cómo funciona la automatización de ventas y aumenta las ventas?

La automatización de ventas funciona utilizando herramientas para gestionar clientes potenciales, automatizar el seguimiento y analizar el rendimiento, ayudando en última instancia a los equipos de ventas a cerrar acuerdos más rápida y eficazmente.

Automatización de ventas frente a automatización de marketing

La automatización de las ventas se centra en agilizar los procesos de ventas, mientras que la automatización del marketing se dirige a la gestión de las campañas de marketing y los esfuerzos de captación de clientes.

¿Cómo ayuda la automatización del marketing a las ventas?

La automatización del marketing ayuda a las ventas generando clientes potenciales cualificados, nutriendo a los clientes potenciales mediante campañas específicas y proporcionando información valiosa sobre el comportamiento de los clientes.