Guía para Entender las Comunicaciones Unificadas (UCaaS)

Gracias a los avances en materia de tecnología y conectividad, ya no es necesario estar en la oficina para comunicarnos y colaborar con nuestros equipos.

Los sistemas UCaaS (Comunicaciones Unificadas) permiten una mayor movilidad, productividad y un mejor servicio al cliente desde cualquier lugar que cuente con una conexión a internet. Factores como la productividad, la colaboración, el teletrabajo y la necesidad de comunicaciones más sólidas han sido algunas de las razones por lo que la demanda de UCaaS basadas en la nube ha crecido.

Más allá de los avances tecnológicos, las conversaciones sobre  modalidades de trabajo híbridas y  remotas hacen que las empresas ya no piensen en los servicios en la nube como algo que “les gustaría tener”, hoy es una prioridad absoluta.

Si está considerando migrar a UCaaS y tiene aún dudas, este artículo le ayudará a comprender todo lo que necesita saber sobre las comunicaciones unificadas, desde qué es UCaaS, sus ventajas y desventajas hasta cómo implementarlo. (Si lo desea también puede contactar a nuestros especialistas)

¿Qué son los Servicios de  Comunicaciones Unificadas (UCaaS)?

Piense en todas las herramientas que usted y sus empleados utilizan para comunicarse a diario. Es probable que piense en  más de una, incluidas voz, vídeo, mensajería instantánea y uso compartido de documentos.

Comunicación unificada: es un sistema basado en premisas que reúne y/o integra todas las herramientas de comunicación en una única plataforma. Luego, los equipos pueden cambiar y comunicarse fácilmente a través de diferentes canales.

UCaaS (Comunicaciones Unificadas como servicio): ofrece las mismas características que UC, excepto que UCaaS es un servicio en la nube y se entrega por suscripción. UCaaS proporciona funciones de llamadas, vídeo, chat, capacidad de integración y centro de llamadas en una sola plataforma.

Las empresas han utilizado sistemas de comunicación unificados durante años. Sin embargo, estos sistemas in situ necesitan inversiones considerables en infraestructura, mantenimiento y actualizaciones. Tales inversiones normalmente solo están disponibles para grandes empresas.

Sin un sistema UCaaS, las empresas tienen que encontrar diferentes proveedores de servicios para cada herramienta de comunicación.

Ahora, gracias al modelo de implementación "como servicio", las empresas de cualquier tamaño y presupuesto pueden implementar fácilmente un sistema de comunicaciones unificadas a través de la nube.

Ejemplos de UCaaS:

Las siguientes son las características principales que hacen que UCaaS sea tan flexible y adaptable:

Telefonía IP: VoIP le permite realizar y recibir llamadas comerciales a través de Internet.

PBX en la nube: Un sistema de PBX virtual que administra la telefonía de su empresa: Entre las funciones se encuentran el desvío de llamadas, la grabación de llamadas, IVR, informes, el enrutamiento de llamadas y las colas de llamadas, que ayudan a agilizar y simplificar la comunicación.

Videoconferencias: funciones como compartir pantalla, transmisión en vivo o la capacidad de organizar reuniones grandes mejoran la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo y los socios remotos.

Integraciones: UCaaS se puede hacer aún más efectivo cuando se integra con las herramientas y el software existentes. Puede integrarse con su CRM, MS Teams, herramientas de gestión de proyectos, intercambio de archivos y almacenamiento.

Mensajería: Puede incluir funciones como mensajes de texto SMS y MMS, chat en vivo en sitios web y mensajes de redes sociales y creación de una bandeja de entrada unificada, o tener la capacidad de integrarse con herramientas que proporcionan estas funcionalidades.

Movilidad: Conectarse desde dondequiera que esté simplemente con un acceso a internet es una de las principales características. Ya sea desde su PC, aplicaciones móviles y/o incluso teléfono de escritorio.

Beneficios de Integrar sus Herramientas de Comunicación Empresarial

Aumente la productividad y la eficiencia

Con todas sus herramientas en una sola plataforma, no necesita alternar constantemente entre diferentes canales de comunicación y dispositivos. Es fácil cambiar y acceder a todas sus herramientas de comunicación en una aplicación o portal.

Mejor servicio al cliente

La capacidad de los clientes para llegar a su empresa puede desempeñar un papel esencial para retenerlos como clientes. Una solución UC puede ayudar a cumplir con esta expectativa y mejorar la experiencia de llamada del cliente.

Las funciones avanzadas, como los operadores automáticos, las colas de llamadas y los grupos de llamada, pueden garantizar que no pierda ninguna llamada y que las personas que llaman se enruten rápidamente a la persona a la que intentan comunicarse.

Mayor colaboración

Tener voz, chat y mensajería dentro de una plataforma permite que los equipos ubicados en todo el mundo colaboren con facilidad.

Por ejemplo, durante una llamada de videoconferencia, los miembros del equipo pueden compartir sus pantallas para mejorar la comprensión. Si se necesita información adicional, los empleados pueden enviar archivos o mensajes instantáneos en el acto, lo que hace que la reunión del equipo sea más productiva y eficiente.

Ventajas y Desventajas de UCaaS

Ventajas

Estos son algunos de los beneficios de implementar una solución de comunicaciones unificadas.

1. Reducir costos

Sin costos de hardware: debido a que la solución UCaaS está alojada en la nube en el centro de datos del proveedor, no necesita invertir en hardware e infraestructura.

Sin infraestructura y mantenimiento: su proveedor de servicios aloja y mantiene toda la infraestructura. No tiene que gastar en costos de mantenimiento, actualizaciones y seguridad, y su software siempre está actualizado.

Sin costos de TI adicionales: su personal de TI no tiene que preocuparse por construir, actualizar o administrar el hardware o la infraestructura del servidor. Pueden enfocarse en otros ingresos o proyectos generadores de crecimiento. Al reducir la necesidad de TI en este proyecto, no necesita contratar personal de TI adicional.

Costos previsibles: dado que UCaaS se ofrece por suscripción, mantiene los costos predecibles, un factor importante para controlar el flujo de efectivo y los gastos.

Reducción de costos de telefonía: La telefonía VoIP presenta considerables ventajas de costos vs la telefonía tradicional.

2. Redundancia y seguridad

La infraestructura en el sitio es más vulnerable a desastres, intrusiones y errores. Esta vulnerabilidad puede suponer una grave amenaza para la continuidad del negocio. Con la nube, sus datos se almacenan en servidores de terceros con seguridad, copias de seguridad y servidores redundantes que protegen sus datos y servicios.

3. Escalabilidad

UCaaS es una opción atractiva para empresas pequeñas y en crecimiento porque es escalable. Si su organización experimenta un crecimiento, agregar usuarios a su plan es fácil. Y si su industria es estacional y la necesidad organizacional fluctúa con el tiempo, es igual de fácil eliminar usuarios.

En los tradicionales sistemas físico o on premise, la escalabilidad debe ser planificada y si se alcanzara el límite de capacidad del sistema, debería invertir grandes sumas de dinero.  En el caso de UCaaS, la escalabilidad deja de ser un problema y se convierte en algo sencillo y fácil de implementar.

UCaaS es una opción atractiva para empresas en crecimiento (Sin importar su tamaño) porque es escalable. Si su organización experimenta un crecimiento, agregar usuarios a su plan es fácil. Y si su industria es estacional y la necesidad organizacional fluctúa con el tiempo, es igual de fácil eliminar usuarios.

4. Implementación rápida

La fácil configuración e instalación hacen de UCaaS una excelente manera de minimizar la interrupción de las operaciones comerciales. El sistema se puede configurar rápidamente sin requerir implementaciones de hardware que consumen mucho tiempo. Los cambios también se implementan rápidamente, a menudo se configuran en el extremo del proveedor y se incorporan sin problemas al sistema.

5. Trabaje desde cualquier lugar  (Movilidad):

Los empleados pueden acceder al portal UCaaS a través de Internet sin necesidad de ningún hardware especial. Accesible en cualquier dispositivo, los empleados pueden usar sus números comerciales desde cualquier lugar, enviar mensajes instantáneos o iniciar una reunión.

Adicionalmente, las soluciones UCaaS cuentan con aplicaciones móviles que permiten acceder a funcionalidades de la plataforma directamente desde un smartphone e incluso atender su llamadas corporativas gracias a la aplicación de softphone.

6. Integraciones con otras herramientas

UCaaS permite integraciones directas con sus sistemas existentes, como su CRM, MS Teams y más. Al conectar estas herramientas, puede optimizar los procesos comerciales y tener toda la información que su personal necesita centralizada en una plataforma.

Por ejemplo, nuestra integración con Microsoft Teams le permite realizar y recibir llamadas a través de la plataforma de Microsoft Teams.

Posibles Desventajas

1. Gestión del cambio

La introducción de un nuevo sistema, tecnología o solución en una organización siempre implicará una curva de aprendizaje para los empleados. Inicialmente, es posible que los empleados no utilicen el sistema en todo su potencial. Es esencial implementar una estrategia de adopción para incorporar a los empleados.

2. Gestión de Soporte

El soporte está dirigido por el proveedor, mientras que con los sistemas de comunicaciones en las instalaciones, puede establecer sus propias prácticas de soporte (por ejemplo, un equipo de TI, disponible en el mismo edificio). Es importante contratar proveedores que puedan garantizar el soporte que su negocio necesita.

¿Cuál es la diferencia entre UCaaS y VoIP?

El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) es una tecnología que permite a los usuarios realizar y recibir llamadas a través de Internet.

En UCaaS, VoIP está en el centro, pero va más allá. En lugar de solo ofrecer VoIP, UcaaS trae diferentes herramientas de comunicación, incluidas llamadas, video y chat, en una plataforma unificada.

Mejores prácticas de UCaaS

Si está considerando migrar a un sistema UCaaS, asegúrese de seguir estos pasos:

1. Considere las necesidades organizacionales

Comience por hacer un inventario de todas las herramientas y tecnologías actuales de su organización. ¿Cómo se utilizan en procesos comerciales críticos y cuáles son sus limitaciones? Luego puede decidir qué herramientas y características adicionales benefician más a su equipo.

2. Evaluar opciones

Si bien existen muchas plataformas y proveedores de UCaaS, elegir el correcto es una decisión importante que afecta las operaciones y el rendimiento. Considere algunas de estas preguntas:

• ¿Las características satisfacen sus necesidades comerciales actuales?
• ¿Las características cumplen con sus planes de crecimiento, como escalar o construir un centro de llamadas?
• ¿Qué hay en el contrato?
• ¿Cuál es su nivel de apoyo?
• ¿Cuál es el propósito comercial principal del proveedor?
• ¿Cuál es su registro de tiempo de actividad?
• ¿Qué pasa con la seguridad?
• ¿Cuánto cuesta?
• ¿Qué integraciones de terceros son compatibles?

3. Pon a prueba tu infraestructura

Debido a que la comunicación basada en la nube depende de su conexión a Internet, es vital que su red sea confiable.

4. Obtenga la participación de los empleados

La introducción de nueva tecnología dentro de una organización puede generar resistencia. Así que involucre a su equipo y comunique sus planes. Comience por obtener información de cada departamento y manténgalos actualizados sobre la línea de tiempo y los cambios. Después de que el sistema entre en funcionamiento, asigne suficiente tiempo para capacitarse y responder preguntas.

El futuro de UCaaS

UCaaS ya ha transformado la forma en que las empresas se comunican y conectan. Y seguirá creciendo a medida que las empresas se adapten a la transformación digital. A medida que se sigan desarrollando funciones más potentes, UCaaS será una herramienta fundamental para seguir siendo competitivo en el mercado.

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